Jeden dostawca + digitalizacja: przepis na efektywne zakupy w przemyśle

Obecnie w wielu zakładach przemysłowych proces zakupowy nadal przypomina rozbudowany układ, w którym każdy element działa osobno. Codziennością są dziesiątki dostawców, różne systemy do realizacji zamówień, rozproszone dane i procedury realizowane bez automatyzacji.

Takie działanie często prowadzi do chaosu operacyjnego, trudności w kontroli kosztów, a nawet do przestojów produkcyjnych. Problem ten staje się jeszcze bardziej widoczny w obecnych realiach gospodarczych tj. rosnących kosztach produkcji, niestabilności łańcuchów dostaw i napięć geopolitycznych.

Wyzwania te przyczyniają się do ewolucji działów zakupów, które odpowiedzialne są już nie tylko za zaopatrzenie w jak najniższej cenie jednostkowej, ale także za utrzymanie ciągłości produkcji.

Źródło: RS

Z danych wynika, że 68% firm wskazuje inflację jako główne wyzwanie, aż 50% zwraca uwagę na ryzyko w łańcuchu dostaw, a 47% na jego zakłócenia i niepewność geopolityczną. To znacząco zmienia zasady gry. Zakupy przestają być funkcją operacyjną, a stają się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej w firmach.

Zakupy jako narzędzie zarządzania ryzykiem

Jeszcze kilka lat temu głównym celem działów zakupów były niskie koszty jednostkowe. Obecnie punkt ciężkości przesunął się w stronę zapewnienia dostępności, przewidywalności i odporności operacyjnej.

Zarządzanie łańcuchem dostaw stało się de facto zarządzaniem ryzykiem. Im więcej mamy dostawców, tym więcej jest procesów i punktów styku, a co za tym idzie większe prawdopodobieństwo błędu, opóźnień lub braku komponentu w krytycznym dla planu produkcji momencie.

Dlatego coraz więcej organizacji, chcąc działać strategicznie, upraszcza swoje systemy zakupowe. Robiąc to w pierwszej kolejności poprzez konsolidację dostawców, która pomaga optymalizować proces. W efekcie zakupy przechodzą z modelu reaktywnego do modelu proaktywnego, opartego na planowaniu i analizie danych.

Równolegle zmienia się także rola technologii w tych procesach. Zarówno automatyzacja, jak i analityka oraz integracja systemów zakupowych przyczyniają się do wykonywania mniejszej liczby operacji administracyjnych. A więc podejmowanych jest więcej decyzji, które bezpośrednio wpływają na wartość biznesową.

Digitalizacja zakupów – co się kryje za tym pojęciem?

Sama digitalizacja zakupów często jest rozumiana zbyt wąsko. Definiuje się ją jako wdrożenie platformy zakupowej lub przeniesienie zamówień do systemu online. Ale w rzeczywistości chodzi o coś więcej, gdyż proces ten ma znacznie szerszą perspektywę.

Wykorzystanie cyfrowych narzędzi zakupowych umożliwia przede wszystkim redukcję kosztów procesowych. Nie tylko tych widocznych na samej fakturze, ale także tych ukrytych tj. czasu pracy, liczby operacji, konieczności ręcznej obsługi zamówień czy rozliczeń. W praktyce oznacza to mniej błędów, krótszy czas realizacji i większą powtarzalność procesów.

Drugim kluczowym elementem jest w tym przypadku transparentność. Digitalizacja pozwala uzyskać pełną widoczność wydatków: kto kupuje, co kupuje i na jakich warunkach to robi. Dzięki temu możliwie jest podejmowanie decyzji na podstawie konkretnych danych, a nie intuicji i szacunków.

Model „jeden dostawca”: uproszczenie, które daje przewagę

Jednym z najbardziej widocznych efektów digitalizacji jest zmiana podejścia do zarządzania dostawcami. Model oparty na dużej liczbie partnerów ustępuje miejsca bardziej uporządkowanemu podejściu, określanemu często jako „one supplier” (jeden dostawca).

Nie chodzi tu tylko o redukcję liczby dostawców. Kluczowa jest zmiana modelu zarządzania i przejście z rozproszonego modelu, opartego na wielu relacjach, do centralnie kontrolowanego ekosystemu dostaw.

W praktyce oznacza to kilka istotnych korzyści.

1. Spada koszt obsługi zamówień gdyż każdy dodatkowy dostawca to kolejne faktury, procesy i punkty kontaktu. Ograniczenie tej liczby przekłada się bezpośrednio na uproszczenie operacyjne.
2. Rośnie szybkość działania kiedy w sytuacjach krytycznych liczy się dostępność i czas reakcji, a nie wyłącznie niska cena. Uproszczona struktura dostawców pozwala skrócić proces zakupowy i szybciej reagować na awarie.
3. Poprawia się jakość danych –mniejsza liczba dostawców to większa spójność w przepływie informacji, łatwiejsza analiza wydatków i lepsza kontrola nad procesem.

Istotna jest również zmiana charakteru relacji. Zamiast transakcyjnych kontaktów, pojawiają się długofalowe partnerstwa, w których dostawca wspiera organizację i robi to nie tylko dostarczając produkty, ale także optymalizując procesy i zarządzanie ryzykiem.

Wbrew pozorom, takie podejście nie zwiększa ryzyka. Przeciwnie, dzięki większej transparentności i standaryzacji łatwiej je kontrolować.

Największe efekty przynosi połączenie tego modelu wraz z pełną digitalizacją zakupów. Bo to integracja narzędzi, danych i procesów tworzy efekt skali, który trudno jest osiągnąć w rozproszonym środowisku.

Przykład: skrócenie czasu i kosztów o 40%

Skalę możliwych usprawnień dobrze ilustruje przykład jednego ze szpitali uniwersyteckich, przez którego mury rocznie przechodzi ponad milion pacjentów. W tak wymagającym środowisku zarządzanie zakupami MRO było procesem czasochłonnym i trudnym do kontrolowania.

Zofia Cholewińska, eCommerce manager Eastern Europe w RS

– Po wdrożeniu aplikacji Purchasing Manager, rozwiązania umożliwiającego pełną kontrolę nad wydatkami, czas procesowania zamówienia skrócił się z 79 do 47 minut, a koszt obsługi spadł z 66 do 39 EUR. Oznacza to redukcję zarówno czasu, jak i kosztów o około 40% – mówi Zofia Cholewińska, eCommerce manager Eastern Europe w RS.

To przykład pokazujący, że największe rezerwy efektywności często znajdują się nie w negocjacji cen, ale w samej organizacji procesu zakupowego.

RS jako Twój partner w upraszczaniu procesów zakupowych

Rola dostawców ewoluuje razem z rosnącą złożonością łańcuchów dostaw. Stają się oni partnerami wspierającymi organizacje w optymalizacji procesu zakupowego, a nie tylko podmiotami dostarczającymi komponenty.

Firma RS w ten sposób gwarantuje nie tylko dostęp do szerokiego asortymentu, ale także do narzędzi umożliwiających automatyzację zakupów, analizę danych czy kontrolę wydatków. W praktyce, dla partnerów RS, oznacza to możliwość wsparcia w zmianie modelu z rozproszonego do uporządkowanego, skalowalnego systemu zakupów produkcyjnych.

Wnioski: w zakupach mniej znaczy więcej

Zmiany zachodzące w obszarze zakupów przemysłowych prowadzą do jednego, wniosku:

Największym kosztem nie jest dziś cena produktu, ale złożoność procesu jego nabycia.

Dlatego organizacje, które chcą zwiększyć swoją efektywność, koncentrują się na upraszczaniu: ograniczaniu liczby dostawców, standaryzacji procesów i wykorzystaniu narzędzi cyfrowych.

Digitalizacja procesu nie jest więc celem samym w sobie, ale stanowi narzędzie, które porządkuje środowisko zakupowe i przekształca je w element realnie wspierający biznes. A to właśnie od sprawności tego obszaru coraz częściej zależy nie tylko koszt produkcji, ale przede wszystkim jej ciągłość.

Dowiedz się więcej jak wspieramy Twój biznes na: Usługi RS

Dane za: „Uncentrainty driving efficiency” Indicrect Procurement Report, 2026.