Niewidoczne koszty chaotycznych decyzji. Dlaczego wybór EMS wymaga systematycznego podejścia?

W polskich firmach elektronicznych decyzje o współpracy wartej miliony złotych wciąż często podejmowane są bez jasno zdefiniowanego procesu. Tymczasem od wyboru EMS zależy nie tylko jakość produkcji, ale często też przyszłość projektu. Paradoks? Absolutnie – zwłaszcza w branży, która dysponuje wiedzą i zasobami na światowym poziomie.

Wartość polskiego rynku elektroniki osiągnęła 64,4 mld PLN w 2022 roku, a eksport elektroniki w 2023 roku wyniósł 33,8 mld EUR. Te liczby odzwierciedlają dojrzałość i potencjał polskiej branży elektronicznej. Paradoks polega na tym, że większość firm w tym sektorze podejmuje decyzje o wyborze dostawców EMS w sposób, który nie odpowiada skali finansowej tych kontraktów.

Fot. TSTRONIC

Analiza procesów selekcji EMS w polskich firmach pokazuje systematyczny problem: organizacje inwestują znaczące środki w badania i rozwój, starannie planują strategie marketingowe i sprzedażowe, ale gdy przychodzi do wyboru partnera produkcyjnego, proces ten często traci swoją strategiczną głębię. Brak ustandaryzowanych kryteriów oceny, ograniczone due diligence i koncentracja na krótkoterminowych oszczędnościach prowadzą do decyzji, które w dłuższej perspektywie generują znaczące koszty operacyjne.

Dlaczego tak się dzieje? Bo większość firm traktuje to jak zadanie operacyjne zamiast strategicznego. A stawka jest przecież gigantyczna.

Brak systematycznego podejścia jako główne wyzwanie

Kluczowym problemem w polskich firmach elektronicznych nie jest to, że podejmują złe decyzje o wyborze EMS, ale to, że w ogóle nie mają wypracowanego procesu podejmowania takich decyzji.
W praktyce oznacza to, że ten sam typ decyzji – często o wartości milionów złotych – przebiega za każdym razem inaczej. Różni ludzie, różne kryteria, różne procesy. Jedna firma może wybierać EMS na podstawie rekomendacji kolegi z branży, inna przeprowadzi porównanie trzech ofert, którego głównym kryterium będzie cena, a jeszcze inna zdecyduje się na dostawcę, który ma najbliżej położoną siedzibę.

Efektem braku metodologii jest nieprzewidywalność rezultatów. Czasami firma trafia na dobrego partnera przez przypadek, czasami płaci wysoką cenę za chaos. Ale nawet gdy współpraca latami układa się dobrze, organizacja nie wie dokładnie dlaczego, więc nie potrafi powtórzyć sukcesu przy kolejnym projekcie. W takim modelu, wybór EMS nabiera cech licytacji „kto da niższą cenę”, zamiast kontrolowanego procesu biznesowego.

Jak robią to firmy, które wygrywają

Zupełnie inaczej wygląda to w firmach, które konsekwentnie budują swoją przewagę konkurencyjną. Ich podejście oparte jest na etapowym modelu selekcji – od analizy wewnętrznych potrzeb, przez ocenę rynku, aż po pełne due diligence.

Zanim wyślą pierwsze zapytanie, zaczynają od analizy własnych potrzeb, znacznie wykraczającej poza określenie ilościowego potencjału współpracy i wymagania jakościowe.

Następnie systematycznie przeglądają dostępne opcje, identyfikując potencjalnych partnerów lokalnych i międzynarodowych, weryfikując podstawowe kryteria i oceniając dopasowanie do branży. To zajmuje im kolejne 2-3 tygodnie, ale oszczędza miesięcy problemów w przyszłości.

Fot. TSTRONIC

Potem przychodzi czas na sformalizowane zapytanie o informacje do 5-7 wybranych EMS-ów. Używa się do tego standardowego formularza z identycznymi pytaniami, weryfikując możliwości techniczne, oceniając proces zarządzania jakością i analizując kondycję finansową oraz referencje. Na tym etapie weryfikuje się też elastyczność i zdolność do skalowania mocy produkcyjnych dostawcy. Ten etap trwa 4-6 tygodni, ale daje jasny obraz każdego potencjalnego partnera.

Zapytanie ofertowe trafia tylko do 2-3 finalistów. Zawiera szczegółową specyfikację produktu i warunków współpracy, wymaga się tu open BOM i pełnej przejrzystości cenowej. Dojrzałe firmy rozumieją, że oczekiwanie na zoptymalizowaną ofertę cenową może potrwać. To kolejne 3-4 tygodnie inwestycji w jakość procesu.

Audyty i due diligence to moment prawdy. Wizyta w zakładach finalistów pozwala ocenić rzeczywiste możliwości produkcyjne, zweryfikować procesy jakości, spotkać się z zespołami zarządzającymi i sprawdzić kulturę organizacyjną. Ten etap pozwala zobaczyć to, czego nie pokaże żadna prezentacja ani certyfikat – sposób pracy zespołu, organizację hali, jakość komunikacji operacyjnej.

Kluczowe kryteria skutecznego wyboru EMS

Firmy, które prowadzą proces selekcji w sposób uporządkowany i oparty na twardych danych, stosują spójny zestaw kryteriów oceny. Niezależnie od branży i skali projektu, cztery elementy powtarzają się w decyzjach, które finalnie okazują się trafione – zarówno pod względem kosztów, jak i jakości oraz ciągłości operacyjnej. To właśnie te cztery filary stanowią fundament mądrego wyboru dostawcy EMS.

1. Przejrzystość operacyjna
   Wiarygodny partner EMS zapewnia pełną transparentność w zakresie procesów, struktury kosztowej i parametrów jakościowych. Open book pricing, gotowość do audytu oraz szczegółowe raportowanie KPI to fundament zaufania i skutecznego nadzoru operacyjnego.
2. Dopasowanie strategiczne (business fit)
   Skuteczna współpraca wymaga wzajemnego dopasowania. Zarówno pod względem skali, jak i celów biznesowych. Dobry EMS powinien traktować Twoją firmę jako istotnego klienta, dla którego alokuje zasoby i z którym planuje rozwój w długim horyzoncie. Niedopasowanie skali lub priorytetów prowadzi do opóźnień, konfliktów i braku elastyczności.
3. Spójność kultury organizacyjnej i zaangażowanie kadry
   Najlepsze rezultaty osiąga się wtedy, gdy wartości i standardy operacyjne po obu stronach są zbieżne. Kluczowe znaczenie ma stabilny zespół, kompetentna kadra zarządzająca oraz rzeczywiste zaangażowanie operacyjne w realizację projektu. EMS powinien rozumieć, że produkuje kluczowy komponent Twojego produktu, nie tylko technicznie, ale również biznesowo.
4. Wspólna odpowiedzialność i partnerskie podejście
   Dojrzały dostawca EMS działa jak przedłużenie Twojej organizacji – bierze współodpowiedzialność za rezultat, proaktywnie identyfikuje ryzyka i angażuje się w rozwiązywanie problemów. Kluczowa jest synergia zespołów, sprawna komunikacja oraz zdolność do działania w oparciu o wspólne cele, a nie wyłącznie zapisy kontraktowe.

Dojrzałość rynku nie oznacza jeszcze dojrzałości procesów

Polska branża elektroniczna dynamicznie się rozwija, zarówno pod względem kompetencji inżynieryjnych, jak i skali eksportu. W 2024 roku wartość eksportu produktów high-tech z Polski osiągnęła 37,25 mld EUR, co oznacza wzrost o 10,1% w porównaniu z rokiem poprzednim. W tym samym czasie Komisja Europejska zatwierdziła 7,4 mld PLN wsparcia publicznego dla projektu Intela pod Wrocławiem – największej jak dotąd inwestycji półprzewodnikowej w regionie.

Fot. TSTRONIC

To wyraźne sygnały, że infrastruktura przemysłowa, zaplecze technologiczne i kapitał ludzki w Polsce osiągają poziom, który pozwala konkurować na arenie międzynarodowej. Jednak mimo tej dojrzałości technologicznej, wiele firm wciąż opiera decyzje o wyborze dostawców EMS na intuicji, presji czasu lub doraźnych relacjach.

Problem nie tkwi w braku zasobów – ale w braku powtarzalnych, mierzalnych procesów decyzyjnych. W sektorze, w którym każda pomyłka może kosztować miliony złotych, brak metodyki to ryzyko, na które coraz mniej firm może sobie pozwolić.

Przewagę zyskają ci, którzy działają metodycznie

Firmy, które już dziś profesjonalizują proces wyboru partnera EMS, zyskują realną przewagę operacyjną. Współpracują ze stabilnymi dostawcami, którzy rozumieją ich cele biznesowe i potrafią wspierać skalowanie produkcji bez kompromisów jakościowych.

Co więcej, dzięki sparametryzowanemu podejściu do selekcji dostawcy, są w stanie zarządzać ryzykiem, kontrolować koszty i skutecznie egzekwować standardy – niezależnie od skali czy lokalizacji produkcji. W świecie malejących marż i rosnącej konkurencji globalnej, nie ma miejsca na przypadkowe decyzje. Wybór EMS to nie kwestia operacyjna – to decyzja o tym, komu powierzasz realizację kluczowego elementu Twojego produktu i modelu biznesowego.

Jeśli Twoja organizacja nie posiada jeszcze ustandaryzowanego procesu selekcji EMS, warto sięgnąć po sprawdzoną metodologię – opracowaną przez praktyków i wdrożoną już w wielu firmach technologicznych.

Taką metodologię znajdziesz w bezpłatnym przewodniku „Jak wybrać najlepszego dostawcę EMS”. To szczegółowo opracowana metodologia oparta na kilkunastu latach doświadczeń, przedstawiona w praktycznej, konkretnej, gotowej do wdrożenia formie.