W realiach wysokiej zmienności cen, złożonych taryf oraz wielowarstwowych regulacji wybór dostawcy energii to jeden z najważniejszych obszarów decyzyjnych dla firm z sektora MŚP. Dobra umowa może zabezpieczyć stabilność kosztową na lata, natomiast zła skutkuje nadpłatami. Wielu przedsiębiorców nadal popełnia powtarzalne pomyłki, które przy odpowiednim przygotowaniu można łatwo wyeliminować. W artykule omawiamy najczęstsze błędy firm przy zakupie energii, podpowiadamy, na co zwrócić uwagę przy umowie na energię, oraz wskazujemy, jak profesjonalne doradztwo energetyczne Eco dla Biznesu pomaga uniknąć przepłacania i ryzyk prawnych.

Źródło: Eco dla Biznesu

Cena jednostkowa jako fałszywy drogowskaz

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przy wyborze sprzedawcy energii jest ocenianie ofert wyłącznie przez pryzmat ceny za kWh. Gdy stawka jednostkowa wygląda atrakcyjnie, wielu przedsiębiorców automatycznie zakłada, że mają do czynienia z dobrą okazją. Czy tak jest w rzeczywistości? Niekoniecznie! To zbyt uproszczone podejście, które często prowadzi do nietrafionych decyzji.

Profesjonalne porównanie ofert energii powinno uwzględniać:

• analizę całkowitego kosztu rocznego,
• strukturę i wysokość opłat handlowych,
• sposób naliczania opłaty mocowej,
• indywidualny profil zużycia energii w danym obiekcie.

Dopiero zestawienie tych elementów pozwala zobaczyć pełny obraz. Różnica kilku groszy na kWh ma realne znaczenie tylko wtedy, gdy pozostałe składniki oferty są równie korzystne. A w praktyce bywa z tym różnie.

Doświadczenie pokazuje, że o ostatecznych kosztach decyduje nie najniższa stawka jednostkowa, lecz przejrzystość kontraktu, stabilność warunków i przewidywalność mechanizmów rozliczeń. Jak wybrać najlepszego dostawcę energii dla firmy? Nasz rada jest bardzo prosta – trzeba poświęcić czas na dokładne przeanalizowanie dokumentów i zadawanie właściwych pytań lub zdać się na pomoc doradcy energetycznego Eco dla Biznesu.

Jakie są pułapki w umowach energetycznych?

Drugim obszarem, na którym firmy tracą najwięcej, są klauzule indeksacyjne. Wiele przedsiębiorstw podpisało umowy, w których cena określana jako stała okazała się w praktyce dynamiczna. Powiązano ją z cenami hurtowymi, inflacją, kosztami uprawnień do emisji CO₂, a czasem nawet z wewnętrznymi wskaźnikami dostawcy. Wystarczy, że w OWU pojawi się jeden pozornie techniczny zapis, aby sprzedawca zyskał możliwość jednostronnej aktualizacji stawek, często bez wyraźnej zgody klienta i z minimalnym uprzedzeniem. A to nie wszystko.

Źródło: Eco dla Biznesu

Wiele umów zawiera też postanowienie o automatycznym przedłużeniu na warunkach często o 30-50% gorszych od rynkowych, jeśli klient nie wypowie umowy w bardzo krótkim, restrykcyjnym oknie czasowym (np. 60 dni przed końcem). Brak analizy tych zapisów to jeden z najczęstszych przykładów błędów przy umowie na prąd. Ponownie podpowiadamy, że zawsze należy pamiętać o dokładnym zapoznaniu się nie tylko z samą ofertą, lecz także z regulaminami, załącznikami i warunkami ogólnymi. To właśnie w tych mniej widocznych częściach kontraktu ukryte są mechanizmy, które w praktyce decydują o końcowej wysokości rachunków.

Niedopasowane taryfy i błędnie dobrana moc

Analiza umowy na prąd dla firm to jedno, ale równie ważne jest poznanie profilu zużycia energii. Wielokrotnie decyzje o wyborze taryfy podejmowane są na wyczucie, bez sprawdzenia, w których godzinach występuje największe obciążenie, jak funkcjonują najważniejsze urządzenia technologiczne oraz jaki jest rzeczywisty charakter pracy obiektu. W konsekwencji firmy płacą za parametry, których nie wykorzystują, albo wręcz odwrotnie – narażają się na kosztowne przekroczenia mocy i dodatkowe opłaty wynikające z nieadekwatnego doboru taryfy.

Realna optymalizacja kosztów energii wymaga solidnych danych. Dopiero analiza godzinowa (obejmująca pomiar obciążeń, identyfikację szczytów mocy oraz ocenę zmian sezonowych) pozwala świadomie dobrać taryfę, właściwie ustalić moc umowną i upewnić się, że struktura opłat odzwierciedla faktyczny sposób działania przedsiębiorstwa. Na tej podstawie można również ocenić, czy istnieje potencjał do reorganizacji procesów, przesunięcia części pracy poza godziny szczytu lub wdrożenia działań zwiększających efektywność energetyczną.

Warto pamiętać, że oszczędność energii w firmie zaczyna się nie w umowie, lecz w sposobie korzystania z energii. Precyzyjne dopasowanie parametrów technicznych do realnego profilu działania przedsiębiorstwa to jedna z najskuteczniejszych dróg do trwałego obniżenia kosztów operacyjnych.

Brak strategicznego podejścia

Nie jest żadną tajemnicą, że mimo edukacji i rosnącej świadomości na temat kosztów energii, nadal wiele organizacji podpisuje umowę i odkłada ją do szuflady. Do tematu wraca dopiero wtedy, gdy sprzedawca informuje o zbliżającym się końcu kontraktu albo co gorsza, przesyła zawiadomienie o automatycznym odnowieniu po wyższej cenie. Błędy przy umowie na prąd to zatem nie tylko ignorowanie zapisów, ale też całkowity brak zainteresowania. A przecież koszty prądu, ogrzewania i chłodzenia to jedne z najważniejszych pozycji w budżecie MŚP.

Rynek energii zmienia się dynamicznie. To nie pusty slogan, ale realia. Pojawiają się okresowe spadki cen, nowe oferty i inne modele zakupowe. Firma, która nie monitoruje sytuacji, nie ma szans skorzystać z dobrego momentu na renegocjację lub zmianę dostawcy. Opóźnione działania mogą całkowicie zamknąć drogę do poprawy sytuacji. Należy pamiętać, że proces zmiany sprzedawcy, analiza ofert, weryfikacja ryzyk i zabezpieczenie dokumentacji wymagają czasu. To nie zakup drukarki, który można zrealizować w ciągu 15-minutowej wizyty w sklepie.

Aby uniknąć tego błędu, przedsiębiorstwo powinno wdrożyć procedurę strategicznego zarządzania umowami energetycznymi. Niezbędny jest prosty, ale skuteczny system przypomnień (najlepiej co najmniej 6 miesięcy przed końcem umowy). W tym czasie należy przeprowadzić aktualne porównanie ofert energii, ocenić sytuację rynkową, skonsultować się z doradcą lub analitykiem i przygotować się do negocjacji. Takie podejście pozwala działać spokojnie, z wyprzedzeniem i na podstawie danych, a nie pod presją czasu.

Rezygnacja z profesjonalnego wsparcia

Jak wybrać dostawcę energii dla firmy? Przede wszystkim z głową. Niestety przedsiębiorcy, by zaoszczędzić czas i pieniądze, często rezygnują ze wsparcia zewnętrznych ekspertów. Traktują zakup prądu i gazu jako prosty proces administracyjny, a nie jako element zarządzania ryzykiem i kosztami. Tymczasem optymalizacja kosztów energii nie jest kwestią zero jedynkową.

Przedsiębiorca jest w tym wypadku zmuszony do konfrontacji ze stroną posiadającą nieporównywalnie większe zasoby i wiedzę. Sprzedawcy energii dysponują wyspecjalizowanymi zespołami negocjacyjnymi, aktualnymi analizami rynku oraz znajomością trendów cenowych. Z kolei kupujący działający samodzielnie, zazwyczaj opiera swoje decyzje na ogólnych informacjach, intuicji lub deklaracjach przedstawicieli handlowych.

A to nie wszystko. Drugim obszarem, w którym najczęściej dochodzi do błędów, jest analiza ryzyka. W umowach energetycznych pojawiają się zapisy, które dla osoby bez doświadczenia mogą wyglądać na neutralne lub czysto formalne. Ot typowe klauzule o sile wyższej, obowiązki dostarczenia gwarancji bankowych, zapisy o zmianach regulacyjnych, mechanizmy indeksacji cen.

W rzeczywistości każdy z tych elementów może mieć istotny wpływ na:

• końcowy koszt energii elektrycznej dla firm,
• stabilność dostaw,
• możliwość rozwiązania lub renegocjacji kontraktu,
• ryzyko naliczenia dodatkowych opłat.

Tylko specjalista, który na co dzień pracuje z różnymi modelami kontraktów i obserwuje reakcje rynku na zmiany regulacyjne, jest w stanie trafnie je ocenić.

Skorzystanie z usług Eco dla Biznesu – niezależnego doradztwa energetycznego dla biznesu to inwestycja, która najczęściej zwraca się już podczas pierwszego procesu zakupowego. Profesjonalny ekspert pomaga nie tylko zrozumieć, jak porównać oferty dostawców energii, ale przede wszystkim potrafi:

• negocjować obniżenie marży sprzedawcy,
• usuwać niekorzystne lub niejawne zapisy umowne,
• analizować stabilność finansową sprzedawców,
• oceniać wiarygodność proponowanych modeli cenowych,
• przygotować przedsiębiorcę do długoterminowego zarządzania ryzykiem energii.

Artykuł powstał przy współpracy: Eco dla Biznesu.