Elocity gotowe na KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych rewolucji w obszarze rozliczeń i obiegu dokumentów w Polsce. Zmiana, która dotyczy nie tylko księgowości, ale całych ekosystemów technologicznych: systemów sprzedażowych, aplikacji, platform rozliczeniowych i narzędzi używanych na co dzień przez firmy oraz ich klientów. Dla branży elektromobilności – dynamicznej, rozproszonej i opartej na automatyzacji – KSeF to szczególnie istotny moment. To test dojrzałości systemów, procesów i partnerstw technologicznych.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Jego celem jest pełna cyfryzacja obiegu faktur VAT – od momentu wystawienia, przez przesłanie do administracji skarbowej, aż po archiwizację dokumentów. Dla przedsiębiorców oznacza to odejście od faktur wysyłanych mailem czy przechowywanych lokalnie i przejście na centralny, państwowy rejestr faktur ustrukturyzowanych. Dla największych podmiotów obowiązek ich wystawiania zaczyna się 1 lutego 2026 roku, a dla pozostałych przedsiębiorców – 1 kwietnia 2026 roku. To oznacza, że czas przygotowań właśnie się kończy, a etap realnego działania jest tuż za rogiem.

– Wprowadzenie KSeF fundamentalnie zmienia sposób myślenia o fakturze. Po wejściu w życie zmian przepisów o KSeF nie mówimy już o fakturze jako pliku PDF, tylko o zbiorze danych zapisanych w strukturyzowanej formie, który trafia do centralnego systemu administracji skarbowej. To właśnie ta wersja, przeprocesowana przez KSeF, staje się jedynym prawnie obowiązującym dokumentem. Wszystko, co użytkownik widzi w formie PDF czy podglądu, pełni wyłącznie funkcję informacyjną. Dlatego tak ważne jest, aby systemy sprzedażowe i rozliczeniowe były przygotowane na tę zmianę i prawidłowo obsługiwały proces wystawiania, przesyłania oraz archiwizacji faktur w KSeF – bez angażowania użytkownika w kwestie techniczne czy podatkowe – tłumaczy Krzysztof Hejduk, doradca podatkowy, Partner w KPT Doradcy Podatkowi.

Choć z perspektywy przepisów KSeF bywa przedstawiany jako obowiązek księgowy, jego realny wpływ jest znacznie szerszy. Zmienia sposób działania systemów sprzedażowych, aplikacji obsługujących płatności, platform rozliczeniowych i narzędzi, z których przedsiębiorcy korzystają na co dzień. I właśnie dlatego gotowość technologiczna dostawców usług ma dziś kluczowe znaczenie.

Co zmienia KSeF z perspektywy użytkownika Elocity?

Dla kierowców i użytkowników aplikacji Elocity zmiany związane z KSeF-em są właściwie nieodczuwalne. Proces ładowania, rejestracji czy podawania danych do faktury pozostają takie same, jak dotychczas. Różnica pojawia się wewnątrz systemu.

Po wygenerowaniu faktury użytkownik otrzymuje na maila jej podgląd w formacie PDF – dokument czytelny, znany i wygodny w użyciu. Jednak właściwa faktura, w rozumieniu prawnym, trafia do KSeF. Podgląd zawiera kody QR, które umożliwiają weryfikację sprzedawcy i pobranie oryginalnej faktury ustrukturyzowanej bezpośrednio z systemu Ministerstwa Finansów.

To rozwiązanie nie jest autorskim pomysłem Elocity, lecz spełnieniem formalnych wymogów KSeF. Jego celem jest zapewnienie użytkownikom ciągłości i komfortu, mimo fundamentalnej zmiany w sposobie wystawiania dokumentów.

Gotowość na KSeF to nie jedno wdrożenie

Z perspektywy Elocity przygotowanie do KSeF nie było pojedynczym projektem technologicznym, który kończy się w momencie uruchomienia integracji. Wręcz przeciwnie – był to wielomiesięczny, interdyscyplinarny proces, który rozpoczął się na długo przed wejściem systemu w życie.

– W prace związane z Krajowym Systemem e-Faktur zaangażowany był cały szereg ekspertów: zespoły developerskie, doradcy podatkowi i księgowi, eksperci prawni, a także zespoły biznesowe odpowiedzialne za obsługę klientów i partnerów. Kluczowym wyzwaniem nie była sama dokumentacja techniczna KSeF, lecz mapowanie danych i interpretacja przepisów. Wiele obszarów wymagało uzgodnień, testów i wypracowania kompromisów między różnymi podejściami, zarówno wewnątrz organizacji, jak i we współpracy z klientami – wyjaśnia Agnieszka Nocuń, CFO i członkini zarządu Elocity. .

Różni klienci, różne terminy, jedno rozwiązanie

Dodatkowym poziomem złożoności była różnorodność klientów Elocity. System musiał zostać dostosowany nie tylko do wewnętrznych procesów spółki, ale także do potrzeb operatorów działających w różnych modelach biznesowych – w tym klientów white label oraz dużych podmiotów objętych wcześniejszym obowiązkiem KSeF.

Część przedsiębiorstw została objęta obowiązkiem już w pierwszym terminie, inni – w kolejnym etapie. To oznaczało konieczność równoległego prowadzenia kilku wdrożeń, testów i scenariuszy działania. W praktyce nie było to jedno wdrożenie, lecz seria skoordynowanych projektów, realizowanych pod presją czasu i zmieniających się wytycznych.

– Doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, że dla nas “projekt KSeF” nie kończy się w dniu uruchomienia integracji. To system, który będzie ewoluował, zarówno po stronie administracji publicznej, jak i po stronie firm korzystających z niego na co dzień. Dlatego traktujemy KSeF jako projekt długoterminowy – dodaje Mariusz Lemieszek, Senior Fullstack

Developer w dziale IT Elocity

Po wdrożeniu KSeF-u 1 lutego 2026 roku w Elocity uruchomiony zostanie stały monitoring działania systemu, obejmujący m.in. takie kwestie, jak kontrola poprawności wysyłki faktur, obsługa sytuacji odrzuceń lub opóźnień po stronie KSeF czy reagowanie na zmiany interpretacyjne i techniczne.

Podobnie jak w przypadku wszystkich kwestii związanych z funkcjonowaniem stacji ładowania, również w przypadku spraw związanych z fakturami ustrukturyzowanymi elektromobilni mogą liczyć na całodobową pomoc techniczną Centrum Wsparcia Klienta.

Gotowość, która daje realne bezpieczeństwo

Dla operatorów stacji ładowania, partnerów biznesowych i klientów Elocity gotowość na KSeF oznacza dziś coś znacznie więcej niż formalną zgodność z przepisami. To przede wszystkim pewność operacyjna, że system, z którego korzystają na co dzień, poradzi sobie nie tylko w idealnych warunkach, ale również w sytuacjach mniej oczywistych: przy dużej skali transakcji, chwilowej niedostępności KSeF, zmianach interpretacyjnych czy różnicach w terminach obowiązywania przepisów dla poszczególnych podmiotów.

– Gotowość Elocity na KSeF została zaprojektowana z myślą o realnych scenariuszach biznesowych, a nie wyłącznie o „odhaczeniu” wymogów technicznych. Oznacza to automatyzację procesów wystawiania i przesyłania faktur, mechanizmy zabezpieczające ciągłość działania systemu oraz stały monitoring poprawności integracji z KSeF. Dzięki temu operatorzy mogą skupić się na prowadzeniu infrastruktury i obsłudze użytkowników, bez konieczności ręcznego reagowania na zmiany po stronie systemów fiskalnych – podkreśla Agnieszka Nocuń.